O que é o controle de estoques e por que é tão importante para sua empresa?

O que é o controle de estoques e por que é tão importante para sua empresa?

Entenda como o controle de estoques pode aumentar sua lucratividade e melhorar a saúde financeira de sua empresa.

Nos trabalhos de Consultoria, ainda na fase de diagnóstico empresarial, um dos principais tópicos que avaliamos é a “saúde” do estoque da empresa considerando os seguintes aspectos:

1. Qualidade dos registros de entradas e saídas – uso efetivo do Sistema ERP

2. Giro de estoques – compatibilidade dos níveis de estoque / reposição e médias de vendas

3. Valor geral dos estoques x faturamento

4. Curva ABC de estoque e critérios de reposição (algoritmos de compras)

5. Estoque de produtos sem movimentação

Com base nessas informações, conseguimos identificar a causa-raiz de muitos problemas enfrentados pela empresa:

• Problemas de fluxo de caixa

• Falta de capital de giro

• Deficiência no atendimento de pedidos pela falta de mercadorias

• Problemas de limitações no espaço físico

• Erros de inventário

• Falta de confiança nas equipes de movimentação interna

Para ter uma ideia da quantidade de processos que envolvem decisões estratégicas com base nas informações de estoque, veja a imagem abaixo:

Não importa o tamanho do negócio ou o nível de faturamento, o que temos observado é uma falta de atenção para controlar o principal patrimônio da empresa: o estoque.

O crescimento rápido das lojas, evoluindo muitas vezes de um processo de informalidade e poucos itens para uma movimentação cada vez maior, causa um descompasso entre o operacional e os controles de sistema.

Nessa transição, normalmente com a implantação de sistemas ERP, existe uma relutância em fazer inventários, implantando o sistema apenas para registrar movimentações.

É extremamente importante fazer a contagem de estoques e ajuste de inventários no sistema, criando em seguida regras rígidas de movimentação (entradas e saídas). 

Esse marco zero, migrando todas as informações para a base de dados, transforma a cultura da empresa para que todos valorizem a organização, o cadastro de produtos, o endereçamento dos itens (localização) e principalmente o controle de custos e preços de vendas.

Em empresas com 10 a 15 mil itens é impossível depender de controles em fichas, planilhas ou nos piores casos, da cabeça do dono ou dos funcionários. 

Os problemas irão aparecer cedo ou tarde e muitas vezes colocando a empresa em risco de falência.

Agora que você já entendeu a importância de um controle de estoques bem feito, listamos abaixo algumas recomendações básicas para te ajudar nesse processo:

1. Utilize um Sistema ERP que realmente seja compatível com o tamanho de seu negócio (custo de sistema não é “despesa”, é o melhor investimento que você pode fazer em sua empresa).

2. A implantação é o melhor momento para ajustar informações gerais de cadastro, marcas, especificações e parametrizações de custos, impostos e margens.

3. Faça um inventário rigoroso, estruturando seu estoque com endereçamento de ruas e prateleiras. Isso facilitará a separação de pedidos e atendimento aos clientes, bem como irá tirar a dependência de funcionários que se impõe ao negócio dominarem a localização das peças.

4. Realize suas compras de reposição de estoques com base em relatórios do sistema comparando giro (vendas) e as faltas.

5. Tenha uma atenção muito especial para itens sem movimentação, pois o dinheiro parado referente a esses itens pode fazer falta em seu fluxo de caixa. Identifique os itens e faça promoções.

6. Organize sua exposição de produtos de acordo com cada família de materiais, lembrando que acessórios e marcas premium precisam estar ao alcance dos clientes.

7. Se sua empresa possui um setor de serviços e aplica peças do estoque, considere todo o controle de uso dessas peças através de requisições e vínculo com as ordens de serviços. Dessa forma, você terá um controle de suas vendas através desse setor, ponderando os custos e a viabilidade da área.

Atenção: adiar essas ações somente irá aumentar seus problemas e dificultar a transição para transformar sua empresa em um negócio com organização e controle.

Dois ou três dias são suficientes para implementar essas mudanças, e isso pode ser determinante para a sobrevivência da empresa. 

A Methodus Consultoria tem uma equipe de profissionais capacitados, que podem orientar essa transformação. Consulte nossos especialistas.